Học cách sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian là vàng là bạc, để quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của bạn hãy thử một vài tip sau đây.

Trong cuộc sống, đã bao giờ bạn cảm thấy rối tung lên vì không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Hay cảm thấy những công việc quan trọng sắp đến deadline rồi mà mọi thứ vẫn chả đâu vào đâu? Bạn lúc nào cũng mong một ngày có thêm 24 tiếng nữa để làm tất cả mọi việc? Nếu bạn nói có, thì bài viết này là dành cho bạn đấy.

1. Tập cách lên kế hoạch một cách cụ thể

Có thể bạn đã biết cách lên kế hoạch, nhưng chưa chắc chúng đã cụ thể. Cụ thể tức là bạn phải đo lường được, viết ra được và có thể đạt được. Phải có thời hạn rõ ràng và mục tiêu cho từng việc. Ví dụ bạn có bài thảo luận cần làm xong trong một tuần, thì bạn phải xem sẽ thực hiện nó trong mấy buổi, mấy tiếng mỗi buổi, mỗi buổi phải làm được những phần nào, thêm một chút thời gian dư ra đề phòng có việc đột xuất khiến bạn bị chậm trễ ở một phần nào đó. Và cố gắng hoàn thành mọi thứ đúng kế hoạch.

2. Sắp xếp các công việc theo thứ tự tầm quan trọng

Ưu tiên dành cho các công việc có tầm quan trọng cao hơn, phân biệt những việc phải hoàn thành ngay lập tức, những việc phải hoàn thành sớm, những việc hoàn toàn không khẩn cấp.

Ưu tiên những lúc làm việc hiệu quả nhất cho những công việc khó và quan trọng đối với bạn. Lưu ý đó là những việc quan trọng chứ không phải là những việc khẩn cấp. Đó là những việc tạo ra giá trị và lợi ích cho bạn nhiều nhất, khi đó bạn sẽ có thời gian để tư duy sáng tạo nhiều hơn. Nếu thực hiện tốt, bạn sẽ không phải lâm vào tình trạng những công việc khẩn cấp.

3. Cố gắng "delete" thói quen chần chừ

Thói quen này đích thị là “kẻ đánh cắp thời gian” một cách kinh khủng nhất.

Trước hết bạn phải hiểu được nguyên nhân tại sao bạn chần chừ? Bạn hay chần chừ trong những công việc nào rồi bạn sẽ có cách khắc phục nó. Bạn phải nhớ rằng đừng bao giờ đợi đến thời khắc thuận tiện rồi mới chịu bắt tay vào công việc. Nếu việc gì bạn bắt buộc phải làm, hãy làm chúng trong lúc bạn có hứng nhất, thời gian rảnh rỗi nhất và cố gắng hoàn thành chúng một cách nhanh nhất.

4. Tranh thủ thời gian để làm những việc vặt, dễ dàng

Không nên dành quá nhiều thời gian cho những công việc đơn giản và dễ dàng ví dụ như việc lấy quần áo, giặt quần áo, rửa bát, tắm rửa, nghe nhạc, đọc báo... Bạn có thể làm chúng vào những lúc thư giãn như chiều tối, trưa... Có thể kết hợp đọc báo với xem phim, tắm rửa tiện thể cọ toa lét luôn chẳng hạn. Sẽ tiết kiệm được thời gian hơn khi bạn làm chúng một cách rải rác.

5. Cuối cùng, để luôn có thể tập trung 100% cho những việc quan trọng, hãy nhớ...

Khi bạn cảm thấy bận rộn đến mức không thở được nữa thì việc đầu tiên bạn nên làm là nên nghỉ ngơi và thư giãn một chút. Bạn luôn cần sức khỏe và sự minh mẫn để giải quyết mọi việc. Thời gian nhìn lại mọi việc cũng quan trọng, chúng giúp bạn lên kế hoạch tốt hơn. Hãy học cách bỏ ra khỏi đầu những việc chưa cần thiết phải làm (chỉ cần bạn ghi chúng vào sổ tay, bạn sẽ nhớ đến chúng khi xem lại thôi). Khi làm một việc, hãy cố gắng thật tập trung vào chúng, giống như ngăn cách những khoảng thời gian làm việc này với các việc khác bằng một bức tường để khỏi bị rối nhiễu tâm trí.